O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?
artykuł sponsorowany
Planowanie wielkich wydarzeń medialnych oraz ważnych konferencji branżowych powinno rozpocząć się odpowiednio wcześnie. Eventy wymagają szczegółowego przygotowania i przemyślenia nawet najdrobniejszych detali, co przełoży się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Ważne jest nie tylko zadbanie o dobre samopoczucie uczestników, ale także troska o kompleksowo przygotowane zaplecze techniczne i harmonogram wydarzenia. O czym trzeba pamiętać?
Sala konferencyjna dopasowana do potrzeb eventu
Kluczowym aspektem przy organizacji eventu jest dobór lokalizacji. Powinien uwzględniać on takie kryteria, jak liczba uczestników, prestiż wydarzenia, czy wreszcie jego charakter. O ile event poświęcony tematyce finansów i bankowości może odbyć się w sali konferencyjnej w hotelu, to promocja nowej zabawki dla dzieci przewidująca uczestnictwo maluchów powinna mieć miejsce w mniej formalnym otoczeniu.
Trzeba zwrócić uwagę na wyposażenie sali, w tym przede wszystkim w sprzęt audiowizualny i siedzenia dla gości. Jeśli podczas eventu ma zostać wygłoszony wykład należy upewnić się, że na miejscu znajduje się projektor, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dobrze przeprowadzić próbę generalną, podczas której sprawdzi się sprawność poszczególnych urządzeń i sposób ich obsługi.
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas rezerwacji miejsca na organizowane wydarzenie? Czynnikiem wyboru może być lokalizacja. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w mieście, dobrze sprawdzić możliwości dojazdu i wskazać je uczestnikom na zaproszeniu. W miejscu poza dostępem komunikacji miejskiej powinien być zapewniony parking, który pozwoli zmotoryzowanym gościom zostawić auta w bezpieczny sposób.
Paczki PR z upominkami dla uczestników
Dopełnieniem każdego wydarzenia są upominki dla uczestników. Należy zaplanować je tak, by wpisywały się w charakter eventu i były użyteczne dla zaproszonych gości. Czasy plastikowych długopisów i ołówków z logo firmy dawno minęły, a paczki PR przybierają bardziej subtelną, praktyczną i ekologiczną twarz. Upominkiem dla uczestników targów finansowych może być kalendarz lub notes, z kolei goście firmy kosmetycznej ucieszą się z próbek kremów lub perfum. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie paczek z przetworami i konfiturami, które można wręczyć osobom zaproszonym na wydarzenie. Całość polecamy zapakować w wielorazowe opakowanie. Świetnym przykładem będzie torba ekologiczna z nadrukiem Natura Słupsk, do której można zapakować dowolne przedmioty, a całość oznaczyć logo firmy lub nawiązującą do niej grafiką. Wytrzymała i estetyczna torba będzie nie tylko opakowaniem na prezent dla gości wydarzenia, ale także nośnikiem reklamy po jego zakończeniu.
fot. pexels.com
Organizacja konferencji lub eventu medialnego musi być odpowiednio zaplanowana. Szczegółowy harmonogram imprezy, sala wyposażona w sprzęt audiowizualny, catering i upominki dla gości są elementarnymi częściami przygotowań. Opracowanie planu trzeba zacząć odpowiednio wcześnie - pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń i zrealizować go w stu procentach.
Catering dla zaproszonych gości
Ważnym elementem przygotowań jest planowanie jedzenia dla gości. Catering może obejmować wspólny obiad lub drobne przekąski podane w formie bufetu szwedzkiego. Wiele zależy od charakteru wydarzenia, a także ilości uczestników. W pierwszym przypadku dobrze zarezerwować salę w restauracji i zaprosić uczestników na wspólny posiłek. W drugim wypadku zlecenie warto przekazać firmie cateringowej, która zajmie się przygotowaniem, dowozem oraz odpowiednim podaniem przekąsek.
Jakie przekąski można zaserwować gościom? Mogą być to np. wytrawne tortille z kurczakiem i warzywami, kawałki tarty w wersji słodkiej i słonej, nadziewane ciasteczka z ciasta francuskiego czy słodki mus owocowy z biszkoptem. Szczegóły dotyczące menu na konferencję warto omówić z firmą cateringową. Kucharze zwykle posiadają doświadczenie w obsłudze podobnych imprez, dlatego będą w stanie zaproponować sprawdzone rozwiązania na każdą okazję.
PRZERWA NA REKLAMĘ
Zobacz artykuły na podobny temat:
Billboardy Cyfrowe: Przyszłość Reklamy w Nowoczesnym Świecie
artykuł sponsorowany
Nowoczesny świat jest nasycony różnorodnymi formami reklamy. Spośród nich wszystkich billboardy cyfrowe wyróżniają się jako jedno z najbardziej innowacyjnych i skutecznych narzędzi komunikacji marketingowej. Ale czym dokładnie są billboardy cyfrowe i dlaczego są tak ważne w dzisiejszej erze cyfrowej?
Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach - kluczowa w uzyskaniu pozwolenia zintegrowanego
artykuł sponsorowany
Inwestycje są niezbędne, aby firmy mogły się rozwijać. Niestety, niektóre przedsięwzięcia mają duży wpływ na środowisko lub zdrowie ludzi. Starasz się o wydanie pozwolenia zintegrowanego? Zanim to nastąpi, musisz uzyskać decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach.
Top 5 niedrogich upominków na Boże Narodzenie
RaB
W co w takim razie najlepiej zainwestować, by prezent był trafiony, a osoba nim obdarowana była szczęśliwa? Należy przede wszystkim pomyśleć nad prezentem nie tylko praktycznym, ale także pomysłowym oraz spersonalizowanym. [artykuł sponsorowany]
Rejestr Cen Nieruchomości - czym jest i do czego służy?
artykuł sponsorowany
Zapewne niewiele osób ma świadomość, że w polskim porządku prawnym istnieje taki zbiór danych, jak Rejestr Cen Nieruchomości (RCN) zwany także Rejestrem Cen i Wartości Nieruchomości (RCiWN).
FunkyMedia agencja marketingu internetowego
artykuł sponsorowany
W świecie, gdzie relacje z klientami stanowią klucz do rozwoju, FunkyMedia wyróżnia się jako rzetelny partner, gotowy nie tylko dostarczyć usługi, ale także aktywnie współpracować na każdym etapie, bazując na indywidualnym podejściu i spersonalizowanych rozwiązaniach.
Na czym polega pozycjonowanie stron? 3 rzeczy, które warto wiedzieć
dolp.pl
Pozycjonowanie stron jest kluczowym procesem, mającym na celu doprowadzić do wysokiej widoczności marki w internecie. Organiczne wejścia na stronę to tylko fragment ruchu w witrynie internetowej. Znacznie ważniejsze są wyniki wyszukiwania. Z Google.pl korzysta miesięcznie 20 mln Internautów, wśród których przynajmniej część to potencjalni klienci. O czym powinieneś wiedzieć, rozważając skorzystanie z usługi pozycjonowania? [Materiał zewnętrzny]
Konkurs dla fotoreporterów Śląska Fotografia Prasowa
POLECAMY
Biblioteka Śląska w Katowicach ogłasza dziewiętnastą edycję międzynarodowego konkursu Śląska Fotografia Prasowa. Kapituła wybierze najlepsze zdjęcia 2021 roku. Przyjmowanie zgłoszeń właśnie się rozpoczęło. Do wygrania czeki na niemałe kwoty.