O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?
artykuł sponsorowany
Planowanie wielkich wydarzeń medialnych oraz ważnych konferencji branżowych powinno rozpocząć się odpowiednio wcześnie. Eventy wymagają szczegółowego przygotowania i przemyślenia nawet najdrobniejszych detali, co przełoży się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Ważne jest nie tylko zadbanie o dobre samopoczucie uczestników, ale także troska o kompleksowo przygotowane zaplecze techniczne i harmonogram wydarzenia. O czym trzeba pamiętać?
Sala konferencyjna dopasowana do potrzeb eventu
Kluczowym aspektem przy organizacji eventu jest dobór lokalizacji. Powinien uwzględniać on takie kryteria, jak liczba uczestników, prestiż wydarzenia, czy wreszcie jego charakter. O ile event poświęcony tematyce finansów i bankowości może odbyć się w sali konferencyjnej w hotelu, to promocja nowej zabawki dla dzieci przewidująca uczestnictwo maluchów powinna mieć miejsce w mniej formalnym otoczeniu.
Trzeba zwrócić uwagę na wyposażenie sali, w tym przede wszystkim w sprzęt audiowizualny i siedzenia dla gości. Jeśli podczas eventu ma zostać wygłoszony wykład należy upewnić się, że na miejscu znajduje się projektor, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dobrze przeprowadzić próbę generalną, podczas której sprawdzi się sprawność poszczególnych urządzeń i sposób ich obsługi.
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas rezerwacji miejsca na organizowane wydarzenie? Czynnikiem wyboru może być lokalizacja. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w mieście, dobrze sprawdzić możliwości dojazdu i wskazać je uczestnikom na zaproszeniu. W miejscu poza dostępem komunikacji miejskiej powinien być zapewniony parking, który pozwoli zmotoryzowanym gościom zostawić auta w bezpieczny sposób.
Paczki PR z upominkami dla uczestników
Dopełnieniem każdego wydarzenia są upominki dla uczestników. Należy zaplanować je tak, by wpisywały się w charakter eventu i były użyteczne dla zaproszonych gości. Czasy plastikowych długopisów i ołówków z logo firmy dawno minęły, a paczki PR przybierają bardziej subtelną, praktyczną i ekologiczną twarz. Upominkiem dla uczestników targów finansowych może być kalendarz lub notes, z kolei goście firmy kosmetycznej ucieszą się z próbek kremów lub perfum. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie paczek z przetworami i konfiturami, które można wręczyć osobom zaproszonym na wydarzenie. Całość polecamy zapakować w wielorazowe opakowanie. Świetnym przykładem będzie torba ekologiczna z nadrukiem Natura Słupsk, do której można zapakować dowolne przedmioty, a całość oznaczyć logo firmy lub nawiązującą do niej grafiką. Wytrzymała i estetyczna torba będzie nie tylko opakowaniem na prezent dla gości wydarzenia, ale także nośnikiem reklamy po jego zakończeniu.
fot. pexels.com
Organizacja konferencji lub eventu medialnego musi być odpowiednio zaplanowana. Szczegółowy harmonogram imprezy, sala wyposażona w sprzęt audiowizualny, catering i upominki dla gości są elementarnymi częściami przygotowań. Opracowanie planu trzeba zacząć odpowiednio wcześnie - pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń i zrealizować go w stu procentach.
Catering dla zaproszonych gości
Ważnym elementem przygotowań jest planowanie jedzenia dla gości. Catering może obejmować wspólny obiad lub drobne przekąski podane w formie bufetu szwedzkiego. Wiele zależy od charakteru wydarzenia, a także ilości uczestników. W pierwszym przypadku dobrze zarezerwować salę w restauracji i zaprosić uczestników na wspólny posiłek. W drugim wypadku zlecenie warto przekazać firmie cateringowej, która zajmie się przygotowaniem, dowozem oraz odpowiednim podaniem przekąsek.
Jakie przekąski można zaserwować gościom? Mogą być to np. wytrawne tortille z kurczakiem i warzywami, kawałki tarty w wersji słodkiej i słonej, nadziewane ciasteczka z ciasta francuskiego czy słodki mus owocowy z biszkoptem. Szczegóły dotyczące menu na konferencję warto omówić z firmą cateringową. Kucharze zwykle posiadają doświadczenie w obsłudze podobnych imprez, dlatego będą w stanie zaproponować sprawdzone rozwiązania na każdą okazję.
PRZERWA NA REKLAMĘ
Najnowsze w dziale :
Przyszłość dziennikarstwa i mediów. Prognozy Reuters Institute
KFi
74% wydawców obawia się spadku ruchu z wyszukiwarek. Płatnych subskrybentów nie przybywa, jak kiedyś, a relacje z gigantami technologicznymi stają się coraz bardziej skomplikowane. Raport "Journalism, Media, and Technology Trends and Predictions 2025" prognozuje, co czeka świat mediów w 2025 roku.
Kompleksowy rozwój online – jak połączyć marketing z nowoczesnym designem?
artykuł sponsorowany
Internet to przestrzeń, w której codziennie rywalizują tysiące marek. Chcąc wyróżnić się na tym dynamicznym rynku, trzeba podejść do tematu kompleksowo. Nowoczesna firma nie może polegać jedynie na ładnym logotypie czy podstawowej stronie internetowej – klucz tkwi w synergii.
Jak pozycjonować swoją witrynę internetową, aby odnieść sukces na rynkach zagranicznych
artykuł sponsorowany
Odkryj skuteczne strategie pozycjonowania swojej witryny w celu osiągnięcia sukcesu na rynkach zagranicznych i dotarcia do nowych odbiorców.
Podobne artykuły:
Jak wybrać odpowiednie opakowania produktowe?
artykuł sponsorowany
Jak wybrać odpowiednie opakowania produktowe? Jakie wyróżnia się rodzaje opakowań produktowych? Jeśli szukasz odpowiedzi na powyższe pytania, zapraszamy do lektury niniejszego artykułu.
Wystartował Charytatywny Maraton Szycia. Teraz Wasza kolej!
Justyna Zalewska
Mali Pacjenci kliniki onkologicznej „Przylądek Nadziei” we Wrocławiu wzięli udział w wyjątkowym przedsięwzięciu: zaprojektowali... najprawdziwszą maszynę do szycia! Nazywa się "Nadzieja", wyprodukowała ją firma Łucznik i w właśnie miała swoją oficjalną premierę. I to jaką! [materiał partnera]
Zakładasz odzieżowy sklep online? Sprawdź, od czego zacząć
weldoro.com
Branża e-commerce ma bardzo dobre perspektywy na przyszłość. 54% internautów kupuje produkty w sklepach internetowych. Z roku na rok klientów online przybywa. Rośnie też liczba miejsc, w których mogą dokonać zakupów. Jeżeli marzy Ci się prowadzenie odzieżowego sklepu internetowego, mamy dla Ciebie krótki poradnik. [artykuł sponsorowany]
Prezent świąteczny a budowanie wizerunku i relacji z klientem
artykuł sponsorowany
Święta to magiczny czas, w którym radośnie biesiadujemy i obdarowujemy się prezentami. Jeśli zależy Ci na utrzymaniu pozytywnych relacji z ważnym klientem i chcesz kreować pozytywny wizerunek swojej firmy, postaw na eleganckie upominki świąteczne, które wniosą wiele dobrego w codzienną współpracę z kontrahentami i partnerami biznesowymi. Co najlepiej podarować zaufanym klientom i gdzie znaleźć oryginalne prezenty?