O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?
artykuł sponsorowany
Planowanie wielkich wydarzeń medialnych oraz ważnych konferencji branżowych powinno rozpocząć się odpowiednio wcześnie. Eventy wymagają szczegółowego przygotowania i przemyślenia nawet najdrobniejszych detali, co przełoży się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Ważne jest nie tylko zadbanie o dobre samopoczucie uczestników, ale także troska o kompleksowo przygotowane zaplecze techniczne i harmonogram wydarzenia. O czym trzeba pamiętać?
![O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń? O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?](/gfx/charts/o-czym-nalezy-pamietac-przy-organizacji-wydarzen.jpg)
Sala konferencyjna dopasowana do potrzeb eventu
Kluczowym aspektem przy organizacji eventu jest dobór lokalizacji. Powinien uwzględniać on takie kryteria, jak liczba uczestników, prestiż wydarzenia, czy wreszcie jego charakter. O ile event poświęcony tematyce finansów i bankowości może odbyć się w sali konferencyjnej w hotelu, to promocja nowej zabawki dla dzieci przewidująca uczestnictwo maluchów powinna mieć miejsce w mniej formalnym otoczeniu.
Trzeba zwrócić uwagę na wyposażenie sali, w tym przede wszystkim w sprzęt audiowizualny i siedzenia dla gości. Jeśli podczas eventu ma zostać wygłoszony wykład należy upewnić się, że na miejscu znajduje się projektor, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dobrze przeprowadzić próbę generalną, podczas której sprawdzi się sprawność poszczególnych urządzeń i sposób ich obsługi.
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas rezerwacji miejsca na organizowane wydarzenie? Czynnikiem wyboru może być lokalizacja. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w mieście, dobrze sprawdzić możliwości dojazdu i wskazać je uczestnikom na zaproszeniu. W miejscu poza dostępem komunikacji miejskiej powinien być zapewniony parking, który pozwoli zmotoryzowanym gościom zostawić auta w bezpieczny sposób.
Paczki PR z upominkami dla uczestników
Dopełnieniem każdego wydarzenia są upominki dla uczestników. Należy zaplanować je tak, by wpisywały się w charakter eventu i były użyteczne dla zaproszonych gości. Czasy plastikowych długopisów i ołówków z logo firmy dawno minęły, a paczki PR przybierają bardziej subtelną, praktyczną i ekologiczną twarz. Upominkiem dla uczestników targów finansowych może być kalendarz lub notes, z kolei goście firmy kosmetycznej ucieszą się z próbek kremów lub perfum. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie paczek z przetworami i konfiturami, które można wręczyć osobom zaproszonym na wydarzenie. Całość polecamy zapakować w wielorazowe opakowanie. Świetnym przykładem będzie torba ekologiczna z nadrukiem Natura Słupsk, do której można zapakować dowolne przedmioty, a całość oznaczyć logo firmy lub nawiązującą do niej grafiką. Wytrzymała i estetyczna torba będzie nie tylko opakowaniem na prezent dla gości wydarzenia, ale także nośnikiem reklamy po jego zakończeniu.
![Co powinno znaleźć się w paczkach PR? Co powinno znaleźć się w paczkach PR?](/gfx/charts/organizacjaeventow.jpg)
Organizacja konferencji lub eventu medialnego musi być odpowiednio zaplanowana. Szczegółowy harmonogram imprezy, sala wyposażona w sprzęt audiowizualny, catering i upominki dla gości są elementarnymi częściami przygotowań. Opracowanie planu trzeba zacząć odpowiednio wcześnie - pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń i zrealizować go w stu procentach.
Catering dla zaproszonych gości
Ważnym elementem przygotowań jest planowanie jedzenia dla gości. Catering może obejmować wspólny obiad lub drobne przekąski podane w formie bufetu szwedzkiego. Wiele zależy od charakteru wydarzenia, a także ilości uczestników. W pierwszym przypadku dobrze zarezerwować salę w restauracji i zaprosić uczestników na wspólny posiłek. W drugim wypadku zlecenie warto przekazać firmie cateringowej, która zajmie się przygotowaniem, dowozem oraz odpowiednim podaniem przekąsek.
Jakie przekąski można zaserwować gościom? Mogą być to np. wytrawne tortille z kurczakiem i warzywami, kawałki tarty w wersji słodkiej i słonej, nadziewane ciasteczka z ciasta francuskiego czy słodki mus owocowy z biszkoptem. Szczegóły dotyczące menu na konferencję warto omówić z firmą cateringową. Kucharze zwykle posiadają doświadczenie w obsłudze podobnych imprez, dlatego będą w stanie zaproponować sprawdzone rozwiązania na każdą okazję.
PRZERWA NA REKLAMĘ
Zobacz artykuły na podobny temat:
Wszystko, co trzeba wiedzieć o platformie e-commerce
artykuł sponsorowany
Współcześni konsumenci coraz częściej i chętniej wybierają zakupy online, a nie w tradycyjnym sklepie stacjonarnym. Wynika to z wygody, szybkości i dostępności. Internet umożliwia im zakupy 24/7 bez konieczności opuszczania domu, co jest szczególnie ważne w dobie rosnącego tempa życia i popularności pracy zdalnej.
Rekord Guinnessa w rolkarskiej sztafecie pomoże dzieciom z Oleśnicy
Bartłomiej Dwornik
Aż 25 godzin bez przerwy po 400-metrowej pętli. Agata i Wojciech Miszewscy, rolkarskie małżeństwo z Oleśnicy, w ostatni weekend marca zamierza ustanowić oficjalny rekord świata. Wydarzenie SLV Group Guinness Rolki Reggae Rekord promować będzie również bezpieczną jazdą na rolkach w mieście, a przede wszystkim pomoże zebrać pieniądze na zorganizowanie wakacji dla małych podopiecznych Towarzystwa Przyjaciół Dzieci. Patronem medialnym jest tygodnik Reporterzy.info.
Portfolio grafika komputerowego i jego rola w poszukiwaniu pracy
Dominika Sobieraj
Niezwykle istotnym elementem dla grafika komputerowego, który poszukuje pracy, jest portfolio, które w tym zawodzie stanowi nieodłączny element CV, będąc niejako jego wizualnym uzupełnieniem i rozwinięciem. [materiał partnera]
Ekomarketing - trend dla dobra planety
versus-reklama.pl
Ekologiczny nurt porwał ze sobą niemal wszystkich. Potrzeby dotyczące troski o środowisko głęboko zakorzeniły się w świadomości ludzi, którzy wspierają działania dotyczące lepszego jutra. Współczesne wpływy ekologiczne widać przede wszystkim w aranżacji wnętrz czy u producentów sprzętów oferujących rozwiązania korzystne dla otoczenia. [artykuł sponsorowany]
Historia za ścianami: odkrywanie historii poprzednich mieszkańców
artykuł sponsorowany
Mury, choć nie mówią, skrywają w sobie wiele sekretów. Każde mieszkanie, każdy dom ma swoją historię, opowieść czekającą na odkrycie przez kolejnych mieszkańców. Jak jednak zbliżyć się do przeszłości miejsca, które wybraliśmy na swój nowy dom? Jak poznać historie tych, którzy mieszali tu przed nami?
Jak stworzyć program lojalnościowy?
artykuł sponsorowany
Program lojalnościowy zakłada dodatkowe benefity dla klienta. Otrzymuje on nie tylko to, za co płaci, ale również punkty, które może wymieniać na nagrody, a także zniżki i bony rabatowe. Ostateczne zasady programu lojalnościowego zależą od wcześniej stworzonej strategii. Z założenia ma on budować pozytywne i trwałe relacje z klientami, wspierać ich lojalność, być promocją dla marki i oczywiście generować większe zyski. Jak się do niego dobrze przygotować?
Jadą po życie dla siedmioletniego Adriana. Rolkarze ruszają z pomocą
patronat Reporterzy.info
Ponad 100 kilometrów rolkarskiego ultramaratonu z Wrocławia do Głuchołazów. Agata i Wojciech Miszewscy, małżeństwo z Oleśnicy, rusza z pomocą dla siedmioletniego Adriana ze Świebodzic. Chłopcu trzeba pilnie przeprogramować krew, żeby wygrał wyścig o życie z białaczką. Patronem medialnym wydarzenia jest tygodnik Reporterzy.info