menu szukaj
tygodnik internetowy ISSN 2544-5839
nowe artykuły w każdy poniedziałek
tytuł monitorowany przez IMM i PSMM
zamknij

24.07.2022

O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?

artykuł sponsorowany

Planowanie wielkich wydarzeń medialnych oraz ważnych konferencji branżowych powinno rozpocząć się odpowiednio wcześnie. Eventy wymagają szczegółowego przygotowania i przemyślenia nawet najdrobniejszych detali, co przełoży się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Ważne jest nie tylko zadbanie o dobre samopoczucie uczestników, ale także troska o kompleksowo przygotowane zaplecze techniczne i harmonogram wydarzenia. O czym trzeba pamiętać?

O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?fot. pexels.com

Sala konferencyjna dopasowana do potrzeb eventu


Kluczowym aspektem przy organizacji eventu jest dobór lokalizacji. Powinien uwzględniać on takie kryteria, jak liczba uczestników, prestiż wydarzenia, czy wreszcie jego charakter. O ile event poświęcony tematyce finansów i bankowości może odbyć się w sali konferencyjnej w hotelu, to promocja nowej zabawki dla dzieci przewidująca uczestnictwo maluchów powinna mieć miejsce w mniej formalnym otoczeniu.

Trzeba zwrócić uwagę na wyposażenie sali, w tym przede wszystkim w sprzęt audiowizualny i siedzenia dla gości. Jeśli podczas eventu ma zostać wygłoszony wykład należy upewnić się, że na miejscu znajduje się projektor, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dobrze przeprowadzić próbę generalną, podczas której sprawdzi się sprawność poszczególnych urządzeń i sposób ich obsługi.

Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas rezerwacji miejsca na organizowane wydarzenie? Czynnikiem wyboru może być lokalizacja. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w mieście, dobrze sprawdzić możliwości dojazdu i wskazać je uczestnikom na zaproszeniu. W miejscu poza dostępem komunikacji miejskiej powinien być zapewniony parking, który pozwoli zmotoryzowanym gościom zostawić auta w bezpieczny sposób.

Paczki PR z upominkami dla uczestników


Dopełnieniem każdego wydarzenia są upominki dla uczestników. Należy zaplanować je tak, by wpisywały się w charakter eventu i były użyteczne dla zaproszonych gości. Czasy plastikowych długopisów i ołówków z logo firmy dawno minęły, a paczki PR przybierają bardziej subtelną, praktyczną i ekologiczną twarz. Upominkiem dla uczestników targów finansowych może być kalendarz lub notes, z kolei goście firmy kosmetycznej ucieszą się z próbek kremów lub perfum. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie paczek z przetworami i konfiturami, które można wręczyć osobom zaproszonym na wydarzenie. Całość polecamy zapakować w wielorazowe opakowanie. Świetnym przykładem będzie torba ekologiczna z nadrukiem Natura Słupsk, do której można zapakować dowolne przedmioty, a całość oznaczyć logo firmy lub nawiązującą do niej grafiką. Wytrzymała i estetyczna torba będzie nie tylko opakowaniem na prezent dla gości wydarzenia, ale także nośnikiem reklamy po jego zakończeniu.

Co powinno znaleźć się w paczkach PR?fot. pexels.com

Organizacja konferencji lub eventu medialnego musi być odpowiednio zaplanowana. Szczegółowy harmonogram imprezy, sala wyposażona w sprzęt audiowizualny, catering i upominki dla gości są elementarnymi częściami przygotowań. Opracowanie planu trzeba zacząć odpowiednio wcześnie - pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń i zrealizować go w stu procentach.

Catering dla zaproszonych gości


Ważnym elementem przygotowań jest planowanie jedzenia dla gości. Catering może obejmować wspólny obiad lub drobne przekąski podane w formie bufetu szwedzkiego. Wiele zależy od charakteru wydarzenia, a także ilości uczestników. W pierwszym przypadku dobrze zarezerwować salę w restauracji i zaprosić uczestników na wspólny posiłek. W drugim wypadku zlecenie warto przekazać firmie cateringowej, która zajmie się przygotowaniem, dowozem oraz odpowiednim podaniem przekąsek.

Jakie przekąski można zaserwować gościom? Mogą być to np. wytrawne tortille z kurczakiem i warzywami, kawałki tarty w wersji słodkiej i słonej, nadziewane ciasteczka z ciasta francuskiego czy słodki mus owocowy z biszkoptem. Szczegóły dotyczące menu na konferencję warto omówić z firmą cateringową. Kucharze zwykle posiadają doświadczenie w obsłudze podobnych imprez, dlatego będą w stanie zaproponować sprawdzone rozwiązania na każdą okazję.

Udostępnij znajomym:

dodaj na Facebook prześlij przez Messenger dodaj na Twitter dodaj na LinkedIn


PRZERWA NA REKLAMĘ

Zobacz artykuły na podobny temat:

Załóż szpilki i pomóż dzieciom chorym na raka

Reporterzy.info wspierają
Para butów na wysokim obcasie, smartfon i trochę kreatywności. Tyle wystarczy, by pomóc pacjentom chorym na nowotwór, którzy każdego dnia toczą bój o życie w klinice onkologicznej Przylądek Nadziei. To właśnie dla nich odbędzie się tegoroczna akcja społeczna zorganizowana przez Moliera 2 z okazji ogólnopolskiego #DniaSzpilek.

Social media marketing – dlaczego warto korzystać?

kobosystem.pl
To właśnie social media marketing jest doskonały sposobem na dwukierunkową komunikację i na budowanie oraz utrzymywanie dobrego wizerunku firmy w sieci. [artykuł sponsorowany]

SEO czy PPC - co wybrać?

Widoczni.com
Co wybrać, SEO czy PPC? To chyba jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby chcące wypromować swoje produkty czy usługi w sieci. Obie formy promocji wchodzą w skład SEM, czyli marketingu w wyszukiwarkach internetowych. Na czym polega ich działanie? Która z tych metod jest lepsza, skuteczniejsza? Czy musimy wybierać pomiędzy SEO a PPC? Czy można stosować obie formy promocji jednocześnie? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz w poniższym artykule. [artykuł sponsorowany]

#niemarnuj1%! Viral, do którego dołączają internauci i… celebryci

Justyna Zalewska
Ponad 5 milionów Polaków nie przekazuje 1% podatku potrzebującym na wybrany cel charytatywny. Fundacja „Na Ratunek Dzieciom z Chorobą Nowotworową” postanowiła to zmienić i stworzyła akcję społeczną na Instagramie o nazwie #niemarnuj1% do której dołączyło już około 100 internautów, w tym znani sportowcy, celebryci i influencerzy. [Reporterzy.info wspierają]

Rolki Reggae Express. Zwariowani rolkarze podejmują nowe wyzwanie

RRE
Zakręcona trasa po prostej. 17 pętli, 100 kilometrów w 12 godzin. Tym razem oleśniccy rasta-rolkarze pomagają Fundacji Dzieciom "Zdążyć z Pomocą" w wysłaniu na pilną operację 11-letniego Kacpra Szalkowskiego. Reporterzy.info patronują i kibicują!

Jak prowadzić firmowy profil na Instagramie?

artykuł sponsorowany
Jednym ze współczesnych sposobów na rozwój Twojego biznesu jest korzystanie z mediów społecznościowych, a najlepiej zaistnieć na jak największej ilości tego rodzaju kanałach.

Czy warto wybierać profilowane agencje reklamowe?

Tearsofjoy.pl
Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z agencjami reklamowymi. Czy warto zdecydować się na taką inwestycję? [artykuł sponsorowany]

dołącz do nas

Facebook Twitter Google+ LinkedIn RSS

reklama


Dwornik.pl • szkolenia • warsztaty • marketing internetowy



zarabiaj

Zarabiaj przez internet

więcej ofert



Reporterzy.info

Dla głodnych wiedzy

Nasze serwisy

Współpraca


© Dwornik.pl Bartłomiej Dwornik 2oo1-2o22
Clicky