O czym należy pamiętać przy organizacji wydarzeń?
artykuł sponsorowany
Planowanie wielkich wydarzeń medialnych oraz ważnych konferencji branżowych powinno rozpocząć się odpowiednio wcześnie. Eventy wymagają szczegółowego przygotowania i przemyślenia nawet najdrobniejszych detali, co przełoży się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Ważne jest nie tylko zadbanie o dobre samopoczucie uczestników, ale także troska o kompleksowo przygotowane zaplecze techniczne i harmonogram wydarzenia. O czym trzeba pamiętać?
fot. pexels.comSala konferencyjna dopasowana do potrzeb eventu
Kluczowym aspektem przy organizacji eventu jest dobór lokalizacji. Powinien uwzględniać on takie kryteria, jak liczba uczestników, prestiż wydarzenia, czy wreszcie jego charakter. O ile event poświęcony tematyce finansów i bankowości może odbyć się w sali konferencyjnej w hotelu, to promocja nowej zabawki dla dzieci przewidująca uczestnictwo maluchów powinna mieć miejsce w mniej formalnym otoczeniu.
Trzeba zwrócić uwagę na wyposażenie sali, w tym przede wszystkim w sprzęt audiowizualny i siedzenia dla gości. Jeśli podczas eventu ma zostać wygłoszony wykład należy upewnić się, że na miejscu znajduje się projektor, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dobrze przeprowadzić próbę generalną, podczas której sprawdzi się sprawność poszczególnych urządzeń i sposób ich obsługi.
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas rezerwacji miejsca na organizowane wydarzenie? Czynnikiem wyboru może być lokalizacja. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w mieście, dobrze sprawdzić możliwości dojazdu i wskazać je uczestnikom na zaproszeniu. W miejscu poza dostępem komunikacji miejskiej powinien być zapewniony parking, który pozwoli zmotoryzowanym gościom zostawić auta w bezpieczny sposób.
Paczki PR z upominkami dla uczestników
Dopełnieniem każdego wydarzenia są upominki dla uczestników. Należy zaplanować je tak, by wpisywały się w charakter eventu i były użyteczne dla zaproszonych gości. Czasy plastikowych długopisów i ołówków z logo firmy dawno minęły, a paczki PR przybierają bardziej subtelną, praktyczną i ekologiczną twarz. Upominkiem dla uczestników targów finansowych może być kalendarz lub notes, z kolei goście firmy kosmetycznej ucieszą się z próbek kremów lub perfum. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie paczek z przetworami i konfiturami, które można wręczyć osobom zaproszonym na wydarzenie. Całość polecamy zapakować w wielorazowe opakowanie. Świetnym przykładem będzie torba ekologiczna z nadrukiem Natura Słupsk, do której można zapakować dowolne przedmioty, a całość oznaczyć logo firmy lub nawiązującą do niej grafiką. Wytrzymała i estetyczna torba będzie nie tylko opakowaniem na prezent dla gości wydarzenia, ale także nośnikiem reklamy po jego zakończeniu.
fot. pexels.comOrganizacja konferencji lub eventu medialnego musi być odpowiednio zaplanowana. Szczegółowy harmonogram imprezy, sala wyposażona w sprzęt audiowizualny, catering i upominki dla gości są elementarnymi częściami przygotowań. Opracowanie planu trzeba zacząć odpowiednio wcześnie - pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń i zrealizować go w stu procentach.
Catering dla zaproszonych gości
Ważnym elementem przygotowań jest planowanie jedzenia dla gości. Catering może obejmować wspólny obiad lub drobne przekąski podane w formie bufetu szwedzkiego. Wiele zależy od charakteru wydarzenia, a także ilości uczestników. W pierwszym przypadku dobrze zarezerwować salę w restauracji i zaprosić uczestników na wspólny posiłek. W drugim wypadku zlecenie warto przekazać firmie cateringowej, która zajmie się przygotowaniem, dowozem oraz odpowiednim podaniem przekąsek.
Jakie przekąski można zaserwować gościom? Mogą być to np. wytrawne tortille z kurczakiem i warzywami, kawałki tarty w wersji słodkiej i słonej, nadziewane ciasteczka z ciasta francuskiego czy słodki mus owocowy z biszkoptem. Szczegóły dotyczące menu na konferencję warto omówić z firmą cateringową. Kucharze zwykle posiadają doświadczenie w obsłudze podobnych imprez, dlatego będą w stanie zaproponować sprawdzone rozwiązania na każdą okazję.
PRZERWA NA REKLAMĘ
Zobacz artykuły na podobny temat:
Python - jak nauczyć się w nim programować?
artykuł sponsorowany
Python jest obecnie jednym z najpopularniejszych języków programowania, tym samym jest również jednym z najbardziej uniwersalnych i intuicyjnych języków. Można napisać w nim dosłownie wszystko - od prostego kodu, przez samodzielną aplikację po gigantyczną stronę Internetową. Dlaczego warto się go uczyć i jak zacząć?
Rosyjski alfabet: transkrypcja i wymowa w języku polskim
artykuł gościnny
Odkryj alfabet rosyjski - fundament nauki języka. Zanurz się w sekrety wymowy i ortografii, oraz opanuj strategie skutecznej nauki. Poznaj różnice między literami pisanych a drukowanymi oraz naucz się ich właściwego używania.
Kampania społeczna #JedenOdeMnie. Pokaż, że Twój 1% pomaga!
Klaudia Smolarska
Ponad 5 milionów Polaków nie przekazuje 1% podatku potrzebującym. Zmieńmy to razem! Dajmy im przykład i powiedzmy: #JedenOdeMnie! Ruszyła ogólnopolska kampania społeczna, zainicjowana przez Fundację Na Ratunek Dzieciom z Chorobą Nowotworową.
#niemarnuj1%! Viral, do którego dołączają internauci i… celebryci
Justyna Zalewska
Ponad 5 milionów Polaków nie przekazuje 1% podatku potrzebującym na wybrany cel charytatywny. Fundacja „Na Ratunek Dzieciom z Chorobą Nowotworową” postanowiła to zmienić i stworzyła akcję społeczną na Instagramie o nazwie #niemarnuj1% do której dołączyło już około 100 internautów, w tym znani sportowcy, celebryci i influencerzy. [Reporterzy.info wspierają]
Jak zarabiać na tworzeniu grafiki komputerowej?
artykuł gościnny
Grafika komputerowa, podobnie jak cała branża IT, to bardzo ceniona i prężnie rozwijająca się dziedzina. Tak zwane nowe zawody, ściśle związane z nowoczesnymi technologiami i rozwojem Internetu, zyskują na popularności i są coraz częściej wybierane, szczególnie przez młodych.
Wynajem samochodu - najważniejsze zalety
Comfort Car
W pewnych sytuacjach, takich jak dojazd do pracy, dowiezienie dziecka do szkoły czy wyprawa po większe zakupy, samochód jest niezbędny. Podobnie w firmie, gdzie często auto pełni funkcję narzędzia pracy. Na szczęście, żyjemy w czasach, gdy swobodny dostęp do samochodu nie jest równoznaczny z koniecznością zakupu auta. [artykuł sponsorowany]
Jak wybrać najlepszy głos lektorski do reklamy radiowej?
artykuł sponsorowany
Wybór najlepszego lektora do reklamy radiowej jest bardzo ważnym zadaniem, ponieważ może on znacząco wpłynąć na odbiór przekazu przez słuchaczy. Jak wybrać najlepszego lektora do reklamy radiowej?
