25.09.2017 Warsztat reportera
Media relations. 10 przykazań w kontaktach z mediami
Patrycja Wilczyńska, Exacto
Relacje z mediami wydają się skutecznym i prostym sposobem na zwrócenie uwagi otoczenia oraz budowanie wizerunku firmy. To prawda, ale tylko wtedy, gdy znamy i stosujemy zasady, na których możemy oprzeć relacje z dziennikarzami.

Chociaż media ewoluują w ekspresowym tempie, to pewne standardy działania pozostają niezmienne. Jakie reguły rządzą światem mass mediów? Które praktyki stosować w relacjach z dziennikarzami, a czego należy się wystrzegać? Jak sprawić, aby dialog był satysfakcjonujący dla obu stron? Krótki przewodnik dla wszystkich piarowców przygotowali organizatorzy Kongresu Profesjonalistów Public Relations: firmy Newsline, Ideo oraz Uniwersytet Wrocławski.
Interesuj się branżą
W każdej redakcji (telewizyjnej, radiowej, prasowej czy internetowej) istnieją działy zajmujące się ściśle określoną tematyką. Wynika to m.in. z faktu, że jeden dziennikarz zajmuje się relacjonowaniem wydarzeń, drugi dzięki swojej dociekliwości tworzy wciągające materiały interwencyjne, z kolei trzeci z łatwością przeprowadza wywiady. Każdy z nich jest specjalistą w swojej dziedzinie. Jeśli obsługujesz klienta z branży finansowej powinieneś wiedzieć, co aktualnie dzieje się w gospodarce oraz jak inwestuje się na giełdzie. Przeglądaj prasę, czytaj portale i uważnie obserwuj zachodzące zmiany – dzięki temu będziesz mógł zaproponować ciekawy, a przede wszystkim newsowy temat.
Aktualny temat
Skup się na myśleniu kategoriami odbiorcy danego medium i odpowiedz sobie na pytanie: jakie artykuły będą dla niego interesujące? Samo przedstawienie zagadnienia nie wystarczy. Dlatego pamiętaj, aby opracowany materiał dostarczał czytelnikowi nie tylko informacji, ale również wiedzę na temat rozwiązania poruszanego problemu. I najważniejsze, zarówno dziennikarze, jak i odbiorcy poszukują w artykule namiastki newsa. Twórz unikalne teksty i dostarczaj tylko aktualnych informacji.
Teza, czyli wiem, co chcę przekazać
Zanim stworzysz tekst musisz wiedzieć, co chcesz napisać. Czytelnik nie potrzebuje znać tezy, ale dla Ciebie będzie ona drogowskazem i mapą, dzięki której artykuł zawsze będzie na temat i nie rozpłynie się w pobocznych wątkach. Koncepcja materiału pozwoli Ci opracować tekst zgodny z przyjętymi założeniami.
Dziennikarski research
Jeśli masz już ciekawy temat i wiesz o czym chciałbyś napisać artykuł, kolejnym krokiem jest zdobycie potrzebnych informacji. Same wiadomości nie wystarczą. Wczuj się w rolę dziennikarza, znajdź ekspertów, którzy zabiorą głos w materiale. Informację uzupełnij wynikami badań, które uwiarygodnią prezentowaną tezę. Pamiętaj, że tylko aktualne dane dadzą rzeczywisty obraz sytuacji.
Trafny tytuł, na dobry początek
Tworzysz i wysyłasz kolejne informacje, a w mediach nadal cisza? Być może problem tkwi w tytule. Dziennikarze codziennie dostają po kilkadziesiąt maili, z których – po pobieżnej analizie – wybierają te nadające się ich zdaniem do przeczytania. Ze względu na notoryczny brak czasu często czytają jedynie…tytuł. To on musi zaciekawić i zaintrygować dziennikarza do zapoznania się z całością tekstu. Wbrew pozorom wymyślenie dobrego, chwytliwego nagłówka to nie łatwe zadanie, ale nie niemożliwe. Poświęć na to więcej czasu, wykreuj angażujący i zwięzły tytuł. Czasami dobrze sprawdzi się językowy żart, parafraza albo cytat. Wystrzegaj się od używania wykrzykników. Nie pisz całego tytułu kapitalikami.
LEAD to „Twoje 5 linijek”
Jeśli dziennikarz zdecyduję się otworzyć Twoją wiadomość, to zaraz po tytule przeczyta lead. Zasada jest prosta: albo informacja w nim zawarta go zainteresuje albo nie. Tutaj tkwi Twoje „być albo nie być”. Opisz kwintesencję problemu, zaskocz danymi sprzecznymi z utartą opinią, zasugeruj niebanalne rozwiązanie.
Podziel tekst
Nikt z nas nie lubi czytać długich, nudzących i bezcelowych tekstów. Informacja przesyłana do mediów musi być logiczna, dlatego postaraj się pogrupować swój materiał w akapity. Dziel je kreatywnymi, puentującymi śródtytułami. To zwiększy prawdopodobieństwo, że czytelnik przeczyta tekst do końca.
Zasada 5W i odwróconej piramidy
Brzmi banalnie, ale to absolutnie podstawowa i zawsze aktualna zasada. Zgodnie z nią najważniejsze informacje należy umieszczać na początku materiału. Przeczytanie kilku pierwszych linijek tekstu powinno umożliwić czytelnikowi znalezienie odpowiedzi na pytania: co się stało? kto brał w tym udział? dlaczego to się stało? kiedy? gdzie? co z tego wynika? Dzięki temu odbiorca już po przeczytaniu samego leadu może poznać najważniejsze fakty. Istotne jest, aby w dalszej części tekstu informacje stawały się coraz bardziej szczegółowe, aż wreszcie przyjdzie czas na wątki zupełnie poboczne. Prowadź czytelnika za rękę, krok po kroku objaśniaj problem, a na końcu zaprezentuj rozwiązanie.
Mniej znaczy więcej
Notatka prasowa nie powinna mieć więcej niż 2 strony, a waga całej wiadomości nie może przekraczać 1MB. Niektóre redakcje mają skrzynki zablokowane na wiadomości przekraczające ten „ciężar”. Dowodem tego są otrzymywane zwrotki. Jeśli możesz zdjęcia i pliki osadź na serwerze zewnętrznym, a w materiale zamieść linki.
Zatrudnij cenzora
Nie łudź się ani sekundę, że Twój tekst nie wymaga poprawek. Poproś o jego przeczytanie kilka osób i zachęć je do śmiałej krytyki. Czasami czytelnicy mają zupełnie inne wrażenia, niekoniecznie spójne z zamysłem autora. Skonfrontuj to i wyeliminuj błędy, których być może sam nie dostrzegasz.
Celuj trafnie
Informacja, którą zamierzasz przekazać, to sensacja w branży czy opis ciekawej inicjatywy? Chcesz, by znalazła się na pierwszej stronie tygodnika opinii, a może właściwsza będzie publikacja w lokalnej prasie? Rozważ, do kogo jest skierowana informacja i dzięki jakiemu medium uda Ci się dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Dokładnie wybieraj media i dziennikarzy. Zaplanuj właściwą godzinę wysyłki, ponieważ każda z redakcji może mieć kolegium redaktorskie o różnych porach.
Dziennikarz = partner
Na koniec najważniejsze. Traktuj dziennikarza jak partnera. Zanim stworzysz i wyślesz tekst, a potem będziesz niecierpliwie czekać na efekty, skontaktuj się z dziennikarzem. Zapytaj jakie są jego oczekiwana i preferencje? Jakich informacji potrzebuje? W ten sposób budujesz relacje z dziennikarzami, którzy z czasem przekonają się, że traktujesz ich poważnie i odpowiedzialnie. To jest bezcenne!
PRZERWA NA REKLAMĘ
Zobacz artykuły na podobny temat:
TV-Powielacze
Łukasz Przybysz
Dla odbiorcy ważny jest przekaz, a nie technologia. Dobrze, gdy ta pomaga w prezentowaniu informacji. Co jednak, jeśli treść jest tylko pretekstem do popisu technicznego? Źródło: Merkuriusz Uniwersytecki.
Przyszłość media relations. Jakich informacji oczekują dziennikarze
dr Dariusz Tworzydło
Elektroniczne media tworzą nową jakość dialogu. Dostarczają wyzwań dla dziennikarzy i współpracujących z nimi piarowców. Już dziś mamy nieco inny marketing czy reklamę, które bazują na nowoczesnych formach przekazu. Oto kilka trendów, które warto uwzględnić w codziennej pracy w public relations.
Jak pisać do internetu. Zasada 4x4 w pozycjonowaniu tekstu
Bartłomiej Dwornik
Jak skonstruować tytuł pod wyszukiwarkę Google, jaka powinna być minimalna długość artykułu i jak często używać słów kluczowych? Poradnik dla piszących treści na strony www.
Szczegółowa socjologia komunikowania masowego
Paulina Dużyk
W konkretnej wypowiedzi nie tylko komunikujemy określone treści, ale tworzymy nowe fakty i zdarzenia. Nasze wypowiedzi mają wpływ na działanie, myśli i uczucia innych ludzi.
M.E.M. i co dalej?
Patrycja Kierzkowska
Do redakcji X zgłasza się Pani M., twierdzi, że jest fajna i gotowa do rozmowy. Szef mówi, że mam z nią zrobić wywiad. A co mi tam, pogadać można.
Najczęstsze błędy w tworzeniu treści na strony internetowe
Bartłomiej Dwornik
Jakich błędów wystrzegać się jak ognia, żeby cała, często kosztowna, praca w pozyskaniu ruchu z Google nie poszła na marne? Zobaczcie podpowiedzi ekspertów, zapytanych o to przez portal Interaktywnie.com.
Język informatyków. Jak go zrozumieć, jak sobie z nim radzić?
Magdalena Grochala
Neologizm międzymordzie, powstał w latach 80. XX wieku, nie udało mu się jednak zastąpić angielskiego interfejsu. Podobny los spotkał manipulator stołokulotoczny (tak, tak, to myszka) czy manipulator uchylnostycznozwrotny (dżojstik).